Que una firma aparezca en una pantalla no significa que haya sido certificada por un escribano. La firma digital utiliza tecnología para identificar al titular de un certificado y proteger un archivo; la certificación notarial incorpora la actuación personal de un escribano público habilitado, investido de fe pública.
La firma digital no es una firma certificada notarialmente.
¿Qué es una firma digital?
La firma digital es un procedimiento tecnológico regulado por la Ley Nacional Nº 25.506. Se genera mediante un certificado digital válido, emitido por un certificador licenciado.
Permite identificar técnicamente al titular del certificado, vincular la firma con un documento electrónico, comprobar si el archivo fue modificado y verificar la vigencia del certificado utilizado.
Cuando cumple los requisitos legales, goza de presunciones de autoría e integridad. Esto significa que se presume que pertenece al titular del certificado y que el documento no fue alterado desde su firma.
No obstante, la firma digital no es una certificación notarial de firma. El sistema verifica un certificado, pero no existe necesariamente un escribano presente que examine personalmente el documento, identifique al compareciente, compruebe su representación o realice el control jurídico propio de la función notarial.
Seguridad tecnológica y seguridad jurídica notarial
La firma digital aporta principalmente seguridad tecnológica: permite verificar el certificado empleado, vincula técnicamente al titular con el archivo, detecta modificaciones posteriores y facilita la validación electrónica.
La certificación notarial aporta una seguridad jurídica diferente y más amplia respecto de la autenticidad de la firma. El escribano público habilitado:
- Identifica al firmante.Verifica personalmente su identidad.
- Examina el documento.Controla el instrumento presentado y las circunstancias de la firma.
- Controla la actuación.Verifica la calidad en la que interviene y la representación invocada.
- Evalúa la procedencia.Analiza si la certificación resulta legalmente posible.
- Documenta bajo fe pública.Deja constancia formal y actúa bajo responsabilidad profesional.
Solo la certificación realizada por un escribano incorpora la fe pública y los controles jurídicos propios de la actuación notarial.
Certificado digital y firma electrónica
¿Qué es un certificado digital?
Es el elemento tecnológico que vincula los datos utilizados para firmar con una persona determinada. Lo emite una autoridad certificante después de verificar la identidad del solicitante, posee un período de vigencia y puede ser revocado.
Certificado digital no significa firma certificada: el primero es un componente tecnológico; la segunda es una actuación realizada por un escribano público habilitado.
¿Qué es una firma electrónica?
Comprende mecanismos electrónicos de identificación o manifestación de voluntad que no reúnen todos los requisitos legales de la firma digital. Puede consistir en escribir un nombre al final de un correo, aceptar mediante un botón, utilizar una clave, dibujar una firma sobre una pantalla o insertar su imagen escaneada.
Puede tener eficacia jurídica y valor probatorio, pero no posee automáticamente las mismas presunciones que una firma digital válida. Tampoco constituye una firma certificada notarialmente.
¿Qué es una firma certificada por escribano?
Es la actuación mediante la cual un escribano público habilitado da fe de que una firma pertenece a una persona determinada.
Para realizarla, verifica la identidad del compareciente, examina el documento, controla las circunstancias de la firma, comprueba la representación cuando alguien actúa por otra persona o sociedad, evalúa la procedencia legal y registra formalmente su intervención.
El escribano no se limita a observar una imagen o validar un archivo. Su intervención es personal, jurídica y profesional.
El documento continúa siendo, en principio, un instrumento privado. Sin embargo, la certificación incorpora fe pública respecto de la autenticidad de la firma y de los hechos que el escribano consigna como cumplidos ante él.
La diferencia esencial
- Firma digital.Identifica técnicamente al titular de un certificado y permite controlar la integridad del archivo.
- Firma electrónica.Utiliza un mecanismo electrónico de identificación o aceptación que no reúne necesariamente los requisitos de la firma digital.
- Firma certificada notarialmente.Su autenticidad es constatada por un escribano público habilitado, quien identifica al firmante y documenta la certificación bajo fe pública.
Certificado digital no significa certificación notarial. Validación tecnológica no significa intervención de un escribano.
¿Una firma colocada en un PDF es una firma digital?
No necesariamente. Insertar una fotografía o una imagen escaneada de una firma no convierte el archivo en un documento firmado digitalmente.
Esa imagen no permite determinar por sí sola quién la incorporó, cuándo fue colocada, si hubo consentimiento, si el archivo fue modificado, si la persona tenía facultades para firmar ni si un escribano verificó su identidad.
¿Firmar mediante una plataforma significa utilizar firma digital?
No siempre. Muchas plataformas utilizan comercialmente la expresión “firma digital”, aunque jurídicamente el mecanismo puede ser una firma electrónica. Incluso cuando genera una firma digital válida, esta no se convierte por ello en una firma certificada por escribano.
¿La firma digital reemplaza la certificación notarial?
No, cuando la ley, el organismo receptor o la naturaleza del documento exige la intervención de un escribano.
La firma digital puede satisfacer el requisito de firma en determinados documentos electrónicos, pero no convierte el instrumento en escritura pública, no certifica notarialmente la firma, no acredita por sí sola la representación invocada, no reemplaza el juicio profesional del escribano, no suple formalidades especiales ni incorpora fe pública notarial.
Antes de firmar digitalmente debe verificarse si el documento requiere además certificación notarial, legalización, apostilla, escritura pública u otra formalidad.
¿Por qué la certificación notarial brinda mayor seguridad jurídica?
Porque detrás de la certificación no existe solamente un sistema informático. Existe un escribano público habilitado que debe actuar con imparcialidad, verificar la identidad, analizar la documentación, controlar la representación y asumir responsabilidad profesional.
Esta actuación ayuda a prevenir suplantaciones de identidad, firmas atribuidas a personas que no comparecieron, actuaciones sin representación suficiente, documentos incompletos y conflictos posteriores sobre la autenticidad o la calidad del firmante.
Preguntas frecuentes
¿Una firma digital tiene validez jurídica?
Sí, cuando cumple los requisitos de la Ley Nº 25.506. Pero su validez no significa que sea una firma certificada notarialmente.
¿Un certificado digital equivale a la certificación de un escribano?
No. El certificado digital es un elemento tecnológico. La certificación notarial es una actuación profesional realizada por un escribano público habilitado.
¿Una fotografía de mi firma enviada por WhatsApp es suficiente?
De ninguna manera. No constituye por sí sola una firma digital ni una firma certificada y puede generar dificultades para acreditar quién la incorporó y con qué finalidad.
¿Una firma electrónica carece de valor?
No. Puede tener eficacia y valor probatorio, pero su autenticidad deberá evaluarse según el sistema utilizado y las restantes pruebas disponibles.
¿Puedo imprimir un documento firmado digitalmente?
Sí, pero la impresión no permite verificar adecuadamente la firma digital. La validación debe realizarse sobre el archivo electrónico original.
¿Una firma digital acredita facultades para actuar por una sociedad?
No necesariamente. El certificado identifica técnicamente a su titular, pero las facultades de representación deben acreditarse y analizarse separadamente.
Este artículo tiene finalidad orientativa y no reemplaza el asesoramiento notarial aplicado a un caso concreto. Cada documento puede exigir modalidades y formalidades diferentes.
Contenido revisado por Fabiola de Lourdes Orbegozo, escribana titular de Escribanía ORBEGOZO.
Ley Nacional Nº 25.506 de Firma Digital; Código Civil y Comercial de la Nación, artículos 286 a 288; Decreto Reglamentario Nº 182/2019; Ley Provincial de Córdoba Nº 10.990 sobre documentos notariales en soporte electrónico.