La certificación permite acreditar la autenticidad de una firma atribuida a una persona determinada. No convierte el documento en escritura pública ni reemplaza la revisión jurídica de su contenido.
¿Qué significa certificar una firma?
Mediante la certificación, la escribana da fe de la autenticidad de la firma atribuida a una persona determinada.
Para hacerlo, verifica la identidad de quien comparece, controla las circunstancias de la firma y deja registrada su intervención de acuerdo con las normas notariales aplicables.
En Córdoba, la Ley Orgánica Notarial Nº 4183 reconoce entre las competencias de los escribanos de registro la certificación de autenticidad de firmas personales, sociales e impresiones digitales. La actuación queda asentada en el Libro de Registro de Intervenciones.
El Código Civil y Comercial también reconoce efectos probatorios relevantes al instrumento privado cuya firma fue certificada por escribano.
El documento continúa siendo un instrumento privado. Lo que reviste carácter notarial es la certificación de la firma.
Podés consultar el artículo 314 del Código Civil y Comercial de la Nación.
¿La escribana controla el contenido?
La finalidad principal de esta actuación es certificar la autenticidad de la firma, pero eso no significa que el contenido resulte indiferente.
Antes de intervenir, la escribana debe poder examinar el documento y evaluar si la certificación es legalmente procedente. Sin embargo, la certificación no equivale necesariamente a un asesoramiento integral sobre todas las consecuencias jurídicas, económicas o tributarias del documento.
Certificar la firma responde principalmente: “¿Esta firma pertenece a esta persona?”. Revisar el documento permite analizar qué obligaciones se asumen y si el texto refleja correctamente lo acordado.
Si se trata de un contrato importante, una cesión, un acuerdo patrimonial o una operación con obligaciones significativas, es aconsejable solicitar también la revisión previa de su contenido.
¿El documento debe firmarse delante de la escribana?
Como regla práctica, conviene llevar el documento sin firmar y suscribirlo en presencia de la escribana.
Si el documento ya fue firmado, la reglamentación cordobesa contempla que la certificación pueda realizarse cuando la persona vuelva a firmar ante la escribana, dejando constancia de esa circunstancia.
No es suficiente entregar un documento firmado por otra persona. Quien solicita la certificación debe comparecer personalmente y acreditar su identidad.
¿Qué documentación conviene llevar?
- Documento de identidad.DNI vigente y en buen estado.
- Documento completo.El instrumento que debe firmarse, con todas sus hojas y anexos.
- Todos los ejemplares.Las copias que requieran firma y certificación.
- Instrucciones del destinatario.Requisitos del organismo o entidad donde será presentado.
- Representación.Poder, contrato social, acta de designación u otros antecedentes, si se firma por otra persona o sociedad.
Los requisitos definitivos dependen del tipo de documento, la calidad en que actúa la persona y el destino de la documentación. Lo más conveniente es enviar previamente una copia para confirmar qué deberá presentarse.
Documentos con espacios en blanco
Debe evitarse presentar documentos incompletos. Firmar con espacios sin completar puede generar riesgos porque podrían incorporarse datos que no fueron revisados al momento de la firma.
Antes de firmar, conviene verificar que los importes, fechas y nombres sean correctos; que todas las hojas estén completas; que las correcciones estén debidamente salvadas; y que no queden espacios que puedan completarse después.
El artículo 316 del Código Civil y Comercial establece que las enmiendas, raspaduras o entrelíneas que afecten aspectos esenciales deben ser salvadas con la firma de las partes.
¿Qué sucede cuando se firma en representación?
Cuando una persona actúa como apoderada, representante de una sociedad o en otra calidad representativa, no alcanza con verificar solamente su identidad.
También debe acreditarse la representación invocada y analizarse si posee facultades suficientes para firmar ese documento.
- Poder vigente.Cuando la representación surge de un apoderamiento.
- Contrato o estatuto social.Para identificar la organización y sus reglas.
- Designación de autoridades.Acta y constancia de inscripción, según corresponda.
- Antecedentes complementarios.La documentación adicional que requiera el caso.
La documentación debe revisarse antes de la firma para evitar que el trámite sea observado posteriormente.
¿Una firma certificada en Córdoba sirve en otra provincia?
En principio, la certificación identifica la actuación de una escribana de Córdoba. Sin embargo, según el lugar y el organismo ante el cual se presente el documento, puede requerirse además la legalización de la firma de la escribana.
La legalización es una actuación diferente: no vuelve a certificar la firma del particular, sino que acredita la firma y calidad profesional de la escribana interviniente.
Antes de realizar el trámite conviene confirmar dónde se presentará, si se utilizará dentro o fuera de Córdoba, si tendrá destino en otro país y si requiere legalización o apostilla.
Errores frecuentes que pueden evitarse
- Firmar antes de consultar.Si debía hacerse ante la escribana, puede ser necesario volver a suscribir el documento.
- Llevar un documento incompleto.Los espacios en blanco o anexos ausentes pueden impedir o demorar la intervención.
- No informar la representación.Firmar por una sociedad o mediante poder requiere revisar previamente las facultades.
- Confundir certificación y revisión.La autenticidad de la firma no significa que todas las cláusulas sean convenientes.
- No consultar al destinatario.Un organismo puede exigir un formulario, legalización o documentación específica.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar a otra persona con el documento firmado?
No. La persona cuya firma se certificará debe comparecer personalmente y acreditar su identidad.
¿Necesito solicitar turno?
Es recomendable. El turno permite revisar previamente el documento, confirmar los requisitos y reducir demoras.
¿La escribana puede redactar el documento?
Depende de su naturaleza. La escribanía puede analizar el caso y determinar si corresponde redactarlo, adecuarlo o solamente certificar las firmas.
¿Se puede certificar una impresión digital?
La legislación notarial contempla la certificación de impresiones digitales. La forma de proceder dependerá de las circunstancias particulares y del documento.
¿Todas las personas deben firmar al mismo tiempo?
No necesariamente. La posibilidad de hacerlo en distintos momentos o ante diferentes escribanos dependerá del documento, de su destino y de las exigencias de quien deba recibirlo.
¿La firma certificada tiene vencimiento?
La certificación deja constancia de una actuación realizada en una fecha determinada. No posee necesariamente un vencimiento general, pero el organismo receptor puede exigir que el documento o determinadas constancias tengan cierta actualidad.
Este artículo tiene finalidad orientativa y no reemplaza el asesoramiento notarial aplicado a un caso concreto. Los requisitos deben verificarse al momento de la consulta.
Contenido revisado por Fabiola de Lourdes Orbegozo, escribana titular de Escribanía ORBEGOZO.